こんにちは、こんばんは、まめイチです。
私は容量が悪いのか仕事をしていると、毎日書類の山です。
今時ではない発言ですが、ペーパーレス化、電子化が徐々に進んできていますが、外部からの提案書や打合せ資料はまだまだ出力が多いですね。
出力された資料は、手軽にメモ書きできるなど良いところもたくさんあります。
しかし、打合せや提案などが続くと、資料が次々とデスクの傍らに積み重なってしまい、整理するのもひと手間です。
前回、ゼムクリップのプチイライラ状態について、書きました。
それでは、ゼムクリップでなければ、どのように書類をまとめているのか。
今日は、私が便利だと思って使っている「ペーパーファスナー」の話です。
いろいろと各人の好みがありますので、ご参考まで。
（今回、画像多目で失礼いたします。）
【目次】
ペーパーファスナー
書類や紙を綴じて保管できるグッズです。2穴パンチであけた穴に部品を通して使用します。素材は、ステンレス、樹脂などいろいろありますね。
ちなみに、私はステンレスタイプを好んで使っています。
一つ取り出すと、こんな感じ。
使い方
わざわざ説明する必要ないくらいシンプルですが、念のため。
1．2穴パンチで穴をあけます。
2．2カ所の穴にペーパーファスナーを通します
3．ストッパーを通します
4．折り曲げて留め具をはめて完成
長所
・フラットファイルのように使える
フラットファイルの留め具部分を取り出したような形なので、外側のないフラットファイルのように使えて勝手が良い。
・分別が不要
フラットファイルの使いづらさのひとつが分別。昨今のオフィスでは、分別にはうるさくなってきているので、分別する必要がなく廃棄が楽です。
・ファイリングが楽
すでに2穴パンチで穴をあけているので、そのままハードカバーの大きなファイルに移行できます。
一定以上の量になったら古い資料からファイリングするもよし、プロジェクトが終了したらまとめてファイリングするのもよしです。
短所
当然ですが、不便なところもあります。
・留めているマチ部分が見えない
2穴部分を留めているので、留める部分にある程度のマチが必要です。
パンチ穴辺りにある記載は読みずらいです。
・再利用しているとへにゃへにゃになる
ペーパーファスナーの良さである再利用ですが、再利用を繰り返すとステンレス部分がへにゃへにゃになります。
貧乏性の私は、一生懸命伸ばして再利用しています。
私は、このくたびれ感が結構好きで使っています。
その分、新品を使い始める時は特別感があって、仕事に気持ちが入ります。
・ストッパーが外れてしまうこともしばしば
留め具部分をスライドして固定するのですが、このストッパーが時々外れてしまいます。（私は粘着力の弱いマスキングテープで留めています）
その他の整理方法
クリアファイル
こちらも以前書かせていただきました。
私は相変わらず、カットして小さいサイズのものを手帳に入れて活用しています。
今日は書類をまとめる時のあるある3つです。
・膨らむ
・奥まで入らない
・はみ出る
クリアファイルにはマチがないので、仕方ないですよね。
実感値では、適量は普通紙で10－15枚程度でしょうか。
どちらかと言うと、私は書類の折り目やしわ防止と考えています。
ダブルクリップ
厚みのある書類を束ねるのに、もっともポピュラーだと思います。
手軽で便利なので、結構ダブルクリップも使っています。
サイズも多数あり、書類の量によってジャストサイズで使い分けが可能です。
唯一あるとすれば、留める場所は大体この辺りといった絶妙な好みがあるので、いくつかの束が重なると、クリップ同士が干渉してしまいます。
ガチャック
専用器具で留めるこんな形の留め具です。
サイズのバリーションはなさそうですが、つまみ部分もなくかさ張らずに束ねられる良さがあります。
提案書などの資料を留めるときはスタイリッシュで良いのですが、留め直しにも専用器具が必要なところが短所でもあります。
その他
その他にも、目玉クリップや綴紐といった、超ロングセラーのファイリンググッズもありますよね。
それはそれで、味があるので実用性はさておき、嫌いではありません。
最後に
今回は、次から次へと増えていくドキュメントのファイリングについて考えてみました。
よくよく考えると、プロジェクトなどの仕事では、書類のファイリング方法の変遷に、進行に合わせた私なりのパターンがありました。
ホチキッス＞ゼムクリップ＞ダブルクリップ＞ペーパーファスナー＞キングファイルといった流れですね。
なんとなく、私の中ではダブルクリップ＞＞＞ペーパーファスナー間のジャンプで、その案件のプライオリティが分かれています。
プロジェクトが本格始動してくるとペーパーファスナーに格上げ。みたいな感じです。
みなさんも、自分なりの整理術があるのではないでしょうか。
これからも、ドキュメントに埋もれることなく、しっかりと整理していきます。
そして、効率的な仕事運びで、きちんとワークライフバランスを整えていきたいものです。
今回も、最後までお読みいただきまして、ありがとうございました。
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